OC biura rachunkowego - kto musi wykupić obowiązkowe OC księgowego?
Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z ryzykiem, które wynika z błędów ludzkich. Ty albo twoi pracownicy możecie popełnić błędy w księgach, które wpłyną na szkodę klienta. Za brak posiadania OC księgowego grozi grzywna, a nawet kara pozbawienia wolności. Co obejmuje obowiązkowe OC biura rachunkowego i czy jest wystarczające?
Spis treści:
- Czy OC dla biura rachunkowego jest obowiązkowe?
- OC biura rachunkowego - co obejmuje?
- Co daje dodatkowe, dobrowolne ubezpieczenie OC biur rachunkowych?
- Ile kosztuje ubezpieczenie OC księgowego?
Czy OC dla biura rachunkowego jest obowiązkowe?
Tak, każde biuro rachunkowe (czyli przedsiębiorcy wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych) musi posiadać ważne ubezpieczenie OC. Wynika to z Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. artykułu 76h ust. 1. Z kolei Rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku precyzuje, jakie usługi rachunkowe trzeba prowadzić, aby być objętym obowiązkowym ubezpieczeniem OC księgowego.
Te usługi to:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, które ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, a także pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- wycena aktywów i pasywów,
- i ustalanie wyniku finansowego.
Karą za brak ubezpieczenia OC biura rachunkowego jest grzywna (określana w stawkach dziennych) lub kara pozbawienia wolności w wysokości ustalonej w ustawie (najkrócej miesiąc, najdłużej 12 miesięcy). Wynika to z art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości - prowadzenie biura rachunkowego bez ważnego OC jest przestępstwem. Ubezpieczenie księgowego należy wykupić najpóźniej dzień przed rozpoczęciem działalności.
OC biura rachunkowego - co obejmuje?
Obowiązkowe OC księgowego ma bardzo wąski zakres, który przez przedsiębiorców bywa określany jako niewystarczający. Polisa chroni przed odpowiedzialnością cywilną za szkody powstałe w wyniku ich nieprawidłowego działania lub zaniedbania. Jeśli księgowy popełni błąd podczas obliczeń rachunkowych, klient może wystąpić o odszkodowanie z polisy. Co ważne, księgowy odpowiada za błędy tylko do wysokości sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC. Jeśli biuro nie ma OC, będzie musiało wypłacić odszkodowanie z własnych pieniędzy (plus karę do odpowiedniego organu).
Należy pamiętać, że to przedsiębiorca zawsze ponosi odpowiedzialność podatkową za źle rozliczone księgi. Natomiast może się ubiegać o odszkodowanie za skutki nieprawidłowości biura. Ubezpieczenie OC chroni biuro tylko w przypadku tych klientów, wobec których prowadzona jest pełna księgowość. Jeśli księgowy będzie prowadził księgowość uproszczoną, to ubezpieczenie i tak nie będzie go chronić w razie nieprawidłowości.
Specjaliści szacują, że nawet 1/4 polskich biur księgowych ma nieprawidłowy (za mały) zakres polisy OC. Rozszerzenie OC księgowego kosztuje, ale daje ochronę w wielu sytuacjach.
Co daje dodatkowe, dobrowolne ubezpieczenie OC biur rachunkowych?
OC biura rachunkowego można rozszerzyć o:
- określone czynności doradztwa podatkowego (to konieczne, jeśli biuro je prowadzi),
- obliczanie wynagrodzeń, składek ZUS, US, dofinansowań (czynności kadrowo-płacowe),
- zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych,
- ubezpieczenie nadwyżkowe - czyli większą sumę gwarancyjną dla OC księgowego.
Rozporządzenie Ministra Finansów określa minimalną sumę gwarancyjną OC biura: równowartość 10 tysięcy euro w złotówkach (po kursie średnim NBP ogłoszonym po raz pierwszy w roku, w którym została zawarta umowa polisy). Jeśli biuro prowadzi doradztwo podatkowe, to należy kupić ubezpieczenie OC na sumę kolejnych 10 tysięcy euro.
Ile kosztuje ubezpieczenie OC księgowego?
Cena OC biura rachunkowego zależy od zakresu i sumy ubezpieczenia. Podstawowe OC można kupić za ok. 260 - 350 zł rocznie, jednak zazwyczaj to nie wystarczy. Obecnie biura w standardzie mają doradztwo podatkowe, czyli:
- prowadzenie ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych i oraz udzielanie pomocy klientom w tym zakresie,
- sporządzanie w imieniu podatników, płatników i inkasentów: zeznań i deklaracji podatkowych, i/lub udzielanie pomocy w tym zakresie.
Warto też ubezpieczyć się podczas prowadzenia uproszczonej księgowości, która jest popularna przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
Poszukiwanie odpowiedniego OC biura rachunkowego to nie tylko odpowiedź na pytanie, gdzie będzie najtaniej, ale przede wszystkim analiza własnych potrzeb. Przygotuj się na wydatek minimum kilkaset złotych roczne - i miej spokojną głowę.