Jak rozliczać kilometrówkę w 2022 roku?

Te osoby, które na potrzeby firmy, w której są zatrudnione, wykorzystują prywatne pojazdy do celów służbowych, są zapewne zainteresowane rozliczaniem kilometrówki. W Polsce funkcjonuje ona od 20 lat, kiedy to została wprowadzona odpowiednim rozporządzeniem ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Tłumaczy ono, w jaki sposób pracodawca dokonuje zwrotu kosztów pracownikowi za to, że ten do wykonywania swojej pracy wykorzystuje własny pojazd. Ile wynoszą aktualne stawki i jak policzyć kilometrówkę?

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Czym jest kilometrówka?
2. Jakie są stawki kilometrówki?
3. Jakie inne koszty pokrywa pracodawca?
4. Czy możliwy jest ryczałt zamiast kilometrówki?
5. Jakie są limity do przejechania?
6. Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to ewidencja przebiegu samochodu. Jej prowadzenie jest jednym ze sposobów na policzenie wydatków, poniesionych na samochód osobowy w firmie. Rozliczenie to jest obowiązkiem tych przedsiębiorców, którzy wykorzystują do celów zawodowych samochód prywatny lub robią to ich pracownicy - w ramach wykonywania obowiązków służbowych i zgodnie z zawartą z pracodawcą umową cywilnoprawną. Należy do nich np. przemieszczanie się pomiędzy różnymi siedzibami i jednostkami tej samej firmy.

W ujęciu podatkowym kilometrówka ma zastosowanie, gdy pojazd nie figuruje w ewidencji środków trwałych firmy. Prowadzenie kilometrówki dotyczy także tych osób, które chcą odliczyć 100% poniesionych kosztów lub podatku VAT. Wtedy bowiem pracodawca musi udowodnić, że pojazd, który jest leasingowany, kupiony, dzierżawiony czy najmowany, jest wykorzystywany jedynie w celach zawodowych. Prowadzenie kilometrówki nie jest w tym przypadku obowiązkowe, ale jej pominięcie zaskutkuje uzyskaniem niepełnej kwoty przy odliczaniu kosztów.

Podsumowując: możemy rozliczyć samochód, który nie jest uwzględniony w środkach trwałych, stanowi własność prywatną, jest wykorzystywany na podstawie umowy, dzierżawy czy też użyczenia.

Pamiętajmy też, że zwrot kosztów za korzystanie przez pracownika z własnego pojazdu, w celu wykonywania obowiązków zawodowych, stanowi jego przychód. Powinien on być jednak zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do wysokości wynikającej z kilometrówki.

Stawki kilometrówki

Każdy pracownik, który w pracy zawodowej ma wykorzystywać osobisty samochód osobowy, będzie zainteresowany tym, aby dostać zwrot kosztów związanych z eksploatacją własnego auta. Dlatego pierwszym pytaniem, jakie zada, będzie pytanie o stawki na dany rok. Od stycznia 2022 r. stawki za 1 km przebiegu (podobnie jak w roku 2021) wynoszą odpowiednio:

• 0,1382 zł - dla motorowerów,
• 0,2302 zł - dla motocykli,
• 0,5214 zł - dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika mniejszej lub równej 900cm3,
• 0,8358 zł - dla aut osobowych o pojemności silnika większej niż 900 cm3.

Powyższe stawki, pomnożone przez liczbę przejechanych samochodem prywatnym kilometrów, dają kwotę, jaka zostanie wypłacona właścicielowi auta. Służą więc one do wyliczenia kosztów poniesionych przez pracownika za korzystanie ze swojego prywatnego pojazdu w celach służbowych.

Jakie inne koszty pokrywa pracodawca?

Każdy pracownik, który porusza się prywatnym samochodem w celu wykonywania zadań służbowych, może liczyć nie tylko na zwrot kosztów użytkowania pojazdu. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do pokrycia innych ponoszonych przez niego wydatków, w czasie realizacji zadań służbowych. Są to na przykład opłaty za miejsce postojowe czy za przejazd płatnymi odcinkami autostrad. Warunkiem zwrotu wydatków jest przedstawienie przez pracownika dowodu zapłaty. To, za co pracodawca nie zwróci nam pieniędzy, to oczywiście kary i mandaty za nieprzepisową jazdę.

Ryczałt zamiast kilometrówki

W niektórych przypadkach, gdy na przykład z góry wiadomo, jak wiele i jak dalekich podróży własnym samochodem wykona pracownik, firmy decydują się na wypłacenie mu ryczałtu. Przyznawany jest on w ramach konkretnego limitu kilometrów i wyliczany na podstawie ustawowej stawki za kilometr. Jeśli pracownik z jakiegoś powodu nie może skorzystać ze swojego samochodu (ma na przykład urlop, jest chory i przebywa na L4), ryczałt ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. To samo dzieję się, gdy prywatny samochód pracownika jest np. w naprawie.

Limity do przejechania

Nie każdy może być świadomy tego, że prywatny pojazd może wykorzystywać do celów zawodowych w ramach miesięcznego, narzuconego ustawą limitu. Zależy on od wielkości miejscowości, w której ulokowana jest siedziba firmy. I tak wynosi on odpowiednio dla miejscowości:

• do 100 tyś mieszkańców - 300 km,
• od 100 do 500 tyś - 500 km,
• powyżej 500 tyś - 700 km.

Powyższe ograniczenia nie dotyczą jedynie pojazdów służb leśnych (limit to 1500 km) oraz prowadzących akcje ratownicze (3000 km).

Może się jednak zdarzyć, że pracownik przekroczy przysługujący mu limit. Co wtedy? Otóż, jeśli w danym miesiącu koszty związane z używaniem samochodu przekroczą określony limit, to ich rozliczenie będzie możliwe dopiero w kolejnym miesiącu. Jednak przenoszenie kosztów na kolejne miesiące jest możliwe jedynie w ramach jednego roku podatkowego. Nie można więc przesunąć ich na rok następny. W sytuacji, w której nie będzie możliwe wykonanie przesunięcia, pracodawca musi wypłacić nadliczbowe kilometry w formie innego wynagrodzenia dla pracownika.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Zasady ewidencjonowania przebiegu pojazdu należy wykonywać zgodnie z prawdą i bardzo dokładnie. Kierowca jest bowiem rozliczany na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, a nie na podstawie czasu, jaki spędził w podróży. Za czas spędzony w podróży służbowej pracownikowi przysługuje z kolei tak zwana dieta. Warunkiem jej wypłacenia jest spędzenie w podróży nie mniej niż 8 godzin. Za czas od 8 do 12 godzin przysługuje 50% wartości diety, a powyżej 12 godzin - 100%.

A co wpisujemy do ewidencji przebiegu pojazdu?

• przejechane kilometry,
• koszty zakupu paliwa (związane z przejechanymi kilometrami),
• numer rejestracyjny pojazdu,
• okres, za który prowadzona jest ewidencja,
• stan licznika samochodu - wpisywany zarówno w dniu rozpoczęcia ewidencji, po każdym przejechanym dniu, a także na końcu okresu rozliczeniowego,
• wpisy i podpisy kierowcy,
• cel wyjazdu, miejsce docelowe, opis trasy, dane kierowcy, datę,
• pojemność silnika.

Autor:
Zespół redakcyjny Unilink